邮件结构化表达：客户不会和没有逻辑的人谈业务

邮件是最基础的沟通工具。每个国际货代人，每天的销售工作离不开邮件。

做货代，需先从写好邮件开始。邮件能力可以视作一个货代销售的核心竞争力。而这个能力，确切地说，是结构化的思维与表达。

一、结构化思维：邮件沟通的底层逻辑

每个人都会写邮件，都做的是同一件事：以邮件沟通，结果却完全不同。

你会发现，有些人费尽心思邮件写了半天，客户根本就不买账。其实是他自己邮件又臭又长。没有逻辑，杂乱无章。说了半天，一句都说不到点子上，客户根本不知道他在表达什么。而有些人，思路清晰，逻辑严谨，三言两语就把问题解决了，邮件层次清晰，看着很舒服，又让人信服。

“花一秒钟就看透事物本质的人，和花一辈子都看不清的人，注定是截然不同的命运。”

客户不会和没有逻辑的人谈业务。因为其陈述混乱，想法零碎，毫无头绪。绕来绕去，自己都云里雾里。客户抓不住重点，自然是不愿再浪费时间的。

如何让客户更容易理解？怎样才能让客户抓住重点？七字箴言：表达需要有结构。

再一次，商务邮件是正式的书面语言。而国际货运代理本质上是信息流、单证流、资金流的精密协调系统。业务本质决定信息传递需要快速、准确。

这就涉及到结构化思维，即快速梳理出一个结构或者框架，把抓乱无章的信息结构化。通过梳理、归纳、提炼，让你的表达，从无序到有序，从杂乱无章到结构完整。

这样做的目的，是说话有逻辑，表达有层次感。 反过来说，为什么有些人看问题很准很快，一眼就看穿？因为他看得是逻辑与结构。

商务表达的目的不是倾诉，不是让自己说的开心，而是让人听（看）清楚，清晰的传递出你的价值。

结构化表达，不仅是一种形式，更是一种能力。人与人之间的差距，很多时候是结构化思维的不同。同一件事，若你能结构化思考和表达，可以为自己和客户节省很多时间，提高效率。越优秀的人（不只是货代销售），越重视结构化的思维能力。

二、结构化思维：邮件沟通的结构模型

没有多少人有结构化思维与表达的天赋。不过，它却可以通过训练加以提升。

就像Paul，24K纯文科生，想法天马行空，写散文随笔类文章时很随意，想到哪写到哪。但一旦回归货代专业，尤其是成书成稿时，就严谨正式得多。本书能最终成型，其实也是多年来写通过邮件的结构化表达，再进行体系化思考训练的结果。

以下是Paul邮件中经常使用的结构化表达思考模型。

需要提醒的是，这些模型的名称叫法虽各有千秋，但在具体应用上，其实很多有异曲同工之处。因而，不必拘泥于到底哪个好。

事实上，在Paul看来，只要持续坚持应用，掌握其中一两个，其它的思维模型自然融会贯通。

三、邮件结构化表达的案例应用

1.黄金圈法则

黄金圈法则是由西蒙·斯涅克提出的结构化思维工具，通过“Why-How-What”三个层次由内而外分析问题，强调以核心动机驱动行动。‌‌

邮件示例：报价（简洁版）

Subject: Re: Shanghai → Berlin Shipping Quote – 10 Ton Machinery

Hi [Client’s Name],

Thank you for your inquiry!
Below is a cost-effective and reliable solution to ship your machinery from Shanghai to Berlin:

Why Choose Us?
We focus on safe, on-time delivery with no hidden fees, reducing risks for your critical shipments.

How We Deliver:
Route: Shanghai Port → Hamburg Port (by COSCO) → Direct trucking to Berlin.

Key Benefits:

25% cheaper than air freight | 33 days door-to-door
Real-time tracking | Priority customs clearance

What We Offer:

Total Cost: USD 3,800 (Incl. sea freight, customs, trucking & basic insurance).
Shipment Date: Secure space for Oct. 5th departure if confirmed by Sep. 28th.

Next Step:
Reply “GO” to lock this offer, or ask me for details at [your email/phone].

Best regards,
[Your Name]
Logistics Expert | [Company Name]
+86 123 4567 890

邮件示例：分解式提案( 详尽版 ）

Subject: Re: Shipping Solution & Quote Request – Shanghai to Rotterdam

Dear [Client’s Name],

Thank you for reaching out!

Below is our tailored proposal for shipping your 500 cartons of automotive parts (Total: 15 tons) from Shanghai to Rotterdam. At [Your Company Name], we focus on minimizing supply chain risks while maximizing cost-efficiency, ensuring your goods arrive safely and on schedule.

1.Core Value

Our mission is to simplify global trade for businesses like yours. We understand that delays or hidden costs can disrupt your operations, which is why we prioritize transparency, reliability, and proactive communication in every shipment.

2.Our Approach

To achieve this, we’ve designed a multimodal solution combining ocean freight and streamlined customs clearance:

• Route: Shanghai Port → Rotterdam Port ( Direct via Maersk/ONE guaranteed vessel space).
• Key Advantages: Cost Savings: 30% cheaper than air freight, with only 5-7 days longer transit time.

Risk Mitigation:

• Real-time tracking accessible via our online platform.
• Dedicated 24/7 support team for urgent updates.
• Backup Plan: If port congestion occurs, we’ll reroute to Hamburg and arrange last-mile delivery by truck.

3.Solution Details

A. Shipping Summary

Transit Time:

• Ocean Freight: 32 days (Shanghai → Rotterdam).
• Customs Clearance & Delivery: 2-3 days.
• Total: 35 days (Door-to-Door).

Cost Breakdown:

• Ocean Freight: USD 4,200/40HQ Container (All-in rate).
• Customs Handling: USD 850 (Including EUR1 certification for EU duty savings).
• Total: USD 5,050 (Basic cargo insurance included).

B. Value-Added Services:

• Free pre-shipment cargo inspection.
• Optional "Expedited Customs Clearance" (+USD 300).

Next Steps:

To secure the October 15th vessel departure, kindly confirm the proposal by September 25th. Click [HERE] to download the full quotation or schedule a call with me at ***.

For any questions, please feel free to contact me at [Your Phone/WhatsApp] or reply directly to this email.
Looking forward to serving your logistics needs!

Best regards,
[Your Name]

应用解析

• Why：强调“降低风险、保障客户业务”的价值观，建立情感共鸣。
• How：用专业方案和应急措施展示能力，增强客户信心。
• What：清晰罗列数据（时效、价格），降低决策门槛。
• 结尾，用CTA推动行动，体现主动性和服务意识。

注意事项：

黄金圈法则结构能快速传递核心价值，同时解决客户隐性顾虑（如风险、可靠性），提升合作意愿。

核心价值的确立，也即是黄金圈的核心WHY。因而，一定需要先做好客户调研，了解客户的真实需求与顾虑，才能准确地在邮件最开始，输出WHY的内容，以一两句话直击客户的痛点。

优秀的邮件不是写出来的，而是用结构化思维的产物。它以秩序对抗混沌，用清晰传递价值。当规范的格式成为专业的勋章，当分层的信息化作合作的基石，你写的将不仅仅是邮件，更是你成长与蜕变的见证。