上一节谈到，优秀商务英语邮件具有3个共性：
内容有价值：直击客户需求，且能清晰地传递价值。语气得体：理性、礼貌，有良好的沟通氛围。视觉美观：排版简洁，给客户专业的第一印象。
如何将这些共性完美呈现，是商务沟通中的关键环节。以下Paul将详细拆解高质量商务英语邮件的撰写要点。
一、有价值的内容
1.邮件主题明确
邮件主题是收件人对邮件的第一印象，清晰明确的主题能让收件人迅速了解邮件核心内容，也便于邮件分类保存后的检索查阅。
因而，主题切不可空白、空洞，必须言之有物。
相关示例：
当客户在最初的询价邮件中只写了shipping作为标题，那回复客户给他报价时，你要修改主题。因为Shipping这个词太泛了。
比如 Re Alex （客户名）: 1 x 40 HC Shenzhen-Los Angeles | LAWNING (你的公司名）。
这样，客户一眼就知道这是写给他的邮件，不是垃圾；也知道这是一封来自哪个公司的报价邮件。这便是信息传递的准确性。
如果这个单最终成交，可以在原始报价邮件标题上加入订单号与客户PO号，进一步完善主题信息。
比如Re Alex : 1 x 40 HC Shenzhen-Los Angeles | LAWNING-BR2D03304K LW2024071808
注意事项：
- 避免将正文内容写在主题栏。
- 回复邮件太多次时最好修改下主题，防止“RE：RE：RE：RE”等冗长重复的主题叠加。
- 每封邮件对应一个主题，避免在一个主题下讨论多个订单问题，造成信息混乱。
- 确保主题中无错别字，尤其是客户的名字或者公司名称。不然的话，若是有抄送多人，等于是将自己的粗心暴露给所有人，影响自身和公司的形象。
2.邮件正文简短
高效的商务邮件要求邮件正文尽可能简短。一个有效的方法是树立简洁行文的意识，刻意控制邮件字数。
除报价邮件和异议处理邮件（因为涉及到原因，结果，论据，以及解决方案，内容相对复杂）外，对于一般性的一两个问题的回复，PAUL建议控制在一两句话，50个单词内，最多不超过100个单词。
撰写技巧：
- 少用长句式，尝试将句子合并。这需要不断练习，的确一开始会比较难，需要一定的英语书写水平才行，但至少你可以从基本的做起。
- 减少重复堆砌模板句子，少说一些无关紧要的客套话。如一个劲的说谢谢你的支持，或者期待合作之类。这些都是废话。你做好该做的，为客户省时省力，沟通中传递了价值，客户能感受到，自然会找你，多说无益。
相关示例：
客户问提单和货运动态时，Paul常这样回复：
Please see the B/L as attached. Vessel have departed on April 21th. ETA June 2rd. Here is the cargo tracking status online.
甚至更简单：Enclosed please find the B/L. ATD April 21, ETA Jun 2. 然后插入截屏信息。
知识扩展：结构化表达
对于报价邮件和异议处理邮件等中长邮件，结构化表达至关重要。可以说，它是整个邮件成功与否的关键。它能提升客户的阅读体验，帮助客户快速获取关键信息，将价值清晰的传递给客户。无论在形式上，还是内容上，结构化表达百利而无一害。
相关示例：
开发信中，有一种典型的错误：冗长、无重点的豆腐块式的介绍。
Founded in 1995 in Dalian, with core business on international air and ocean freight forwarding, owning nearly 300,000 sq ft. warehouses, self- developed cargo management system, strong local & cross border distribution network, as well as the branch office in Shanghai, Shenzhen, Ningbo, Qingdao, Shantou, Guangzhou, I believe *** to work out.
客户抓不住信息点，自然不会多看一眼。
而如果用短句文案和项目编号的方式呈现信息，以最简单的结构化表达，客户的接受度与好感度明显会好很多。
* 29 years shipping experience
* Visualized order management
* Free warehouse for consolidation
* Head office in Dalian with 10 branch offices
逻辑框架：
结构化表达不仅是一种外在形式，更重要的是一种能力，这种能力需要清晰的思考。它有着清晰的结构框架，背后是逻辑思维。
比如Paul在思考时最常用的两个方法：
黄金期法则：WHY为什么-HOW怎么做-WHAT做什么
5W2H: WHAT+WHY+WHEN+WHERE+WHO+HOW+HOW MUCH
不出现晦涩难懂的语句，用简单词汇，言简意赅地把要信息内容叙述清楚、表达清晰。如此，有条理，有逻辑，有层次，让客户信服。
反映在邮件中，邮件行文的结构化表达通常采用三段式结构。例如，需要调整方案时，如何让客户痛快的接受？结构化表达的邮件，3句话搞定：
第一句：问题原因Sorry to inform HPL space is overbooked.
第二句：解决方案We are doing our best to book ONE with the same quote as HPL @ 1950.
第三句：引导决策Is that acceptable ?
要写好邮件，一定需要提高结构化表达的能力，而这需要长期学习与训练。（详见本章第三节：邮件结构化表达进阶拓展）
