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国际货代单证知识大全

单证,信息流,整个国际货运流程体系中的非常重要的一环。

国际货物运输中,会遇见各种各样的单证或者文件,它们把人(发货人、承运人、收货人、货代)等各方与货,港口机场联系在一起。

这些文件都有各自独特的用途,交接各自的权利和义务。不完整或不准确的文件所传递的信息可能引发一系列负面后果,包括延迟装运、产生费用、责任争议等。

在不少货代公司,单证或者文件是独立于操作之外的一个职位工种,专司文件缮制与核对。从业务角度,熟悉这些货运文件也是大有裨益的。了解了这些单证,也就看懂了对应的业务背后的操作。

今天,掰开了,柔碎了,给新人朋友们讲讲。
全文两万余字,码字两年来最长的一篇文章。

相信,这个行业你常遇见的,需要知道的基础且必要的单证知识,都在这里。

订舱篇

1. 托书

名称:托书,也叫托单,托运单,全称订舱委托书。英文名Booking,全程Booking Note或者Shipper’s Letter of Instruction.

作用:是订舱的申请书,也是承运人或其代理人放舱的依据。

意义:严格意义上,它是整个货运订单开始的第一个文件。收到的托书越多,意味着订单越多。即托书在手,天下我有。

交互:工厂/供应商/发货人发托书给货代销售,或者货代市场发给庄家同行/承运人。

详细说明

一般订单确认后,就需要托书订舱。

1)订舱委托书没有固定格式,不同公司缮制的托书不尽相同,但主要内容( 包括托运人,收货人、装货港、卸货港、唛头、货物描述、货物毛重、货物体积、运费的支付方式、货好时间、所订船期/航班,需求说明,注意事项等。)都包含在内,大体上和提单差不多。

2)如果工厂/供应商没有托书格式件,则需提供自己公司的模板,让工厂/供应商填写。

3)托书具备一定的法律效力,主要运用于整柜,拼箱,空运,铁运这几种传统运输方式中。国际快递和跨境电商FBA货运用到托书比较少,前者因货量较小,供应商会嫌麻烦,后者本就没那么严谨规范。

4)从专业规范性的操作上讲,建议每票货都要到托书订舱,尤其是FOB指定货与新客户的新供应商,且托书最好让供应商加盖公章,这样可以避免一些不必要的问题。比如:客户订舱是大柜,实际到厂后发现货装不完需要高柜,这时供应商的托书就是最好的责任证明。

5)对于一些老客户或者经常合作的供应商,从业务顺畅的角度,为方便订舱尽快落实仓库,实际操作中可以放宽要求,无需每次都索要托书与盖章订舱。

6)收到托书进行订舱时,需要核实与落实的内容包括但不限于:

A.品名。确认委托书所载品名是否和询价时一致,货物是否是危险品或者敏感品。

B.重量体积。比如托书上写的是30CBM或者30吨,但只有一个小柜,这样超过了装载装箱能力。又或者拼箱货,客户确认有5CBM,但托书上只有2CBM,这样就需要联系供应商核实情况。

C.起运港与目的港。比如客户确认的是SHANGHAI-LOS ANGELES的运价,但供应商托书上是NINGBO-CHICAGO,这样就有可能是工厂发错了。

D.备注事项,比如托书上明确要求装箱日期与时间,或者提前几天给到S/O,或者备注发票号、订单号之类,需要牢记,据此操作。

7)注意:托书中的发货人, 收货人,通知人,品名件毛体等信息,不完全是出提单的依据。即托书的信息与数据可以跟提单不完全一致,对于合作很久的客户或供应商而言,甚至很多时候只要个大概就行。因为提单是以补料(再核对)为准,不是凭托书就直接锁死这些数据信息了。

2. 订舱确认书

名称:华南地区常称之为S/O,北方叫提箱单或者配载,或者订舱确认书,装运通知单,装运指示,落货纸。英文名Shipping order,或者Booking confirmation。

拼箱空运叫入仓单,或者进仓单,入货通知单。

作用:虽然名称很多,叫法不同,但一个意思,功能一致。指的是货代向承运人发送托书后,承运人根据托书安排订舱,确认仓位的一个文件。

意义:下了S/O,就表示确认了舱位,放了舱。

交互:承运人给货代,货代再给拖车行或者物流,或者给到供应商,由其给到他们自己合作的拖车行或者物流。

具体而言:

如果是整柜,S/O是提柜,装船的凭证。拿到船公司的S/O后,就可以给拖车行(工厂自拖自报时,给工厂),拖车行跟据S/O上面的指示去船公司指定窗口打单(换取设备交接单),之后去指定地点提柜,再去工厂或者仓库装柜。

若是拼箱或者空运,拿到的是拼箱公司或者空运庄家的仓库进仓单,将其给物流(如果工厂自己送货,给工厂)让司机带上随货进仓。

详细说明

放舱,意味着给到S/O

1)和BOOKING一样,S/O也没有固定的模板格式,但基本内容大体一致。

整柜:SO号码,船名航次,收货地,装货港,卸货港,预计开船时间,预计到港时间,柜型,柜量,运输支付方式等,同时还会有舱位备注,打单提供地址,注意事项等。

拼箱/空运:进仓编号,配舱信息( 起运港,目的港),货物件毛体,截仓时间,送货地址,联系人,地图,注意事项等。

2)拿到S/O后,需要检查放舱信息,是否跟订舱需求一致。如果是整柜,尤其要注意的是目的港与柜型柜量。如果是拼箱或者空运,一般看目的港与所配船期/航班时间是否正确就行。

3)很多时候同行给过来的甚至只有关键文字信息,而不是一份文件。从专业规范性的角度,建议将其转为文件,非编辑的PDF格式为佳。如果是拼箱或者空运,件毛体信息暂确认不了,也可以用Word或者Excel,注意抹去进仓单上面的抬头(庄家同行公司的信息),方便供应商自行填写,之后打印下来,让物流司机带上,随货入仓。

报关篇

3. 报关单

定义:全称中华人民共和国海关(进)出口货物报关单,英文China Customs (Import) Export Declaration Sheet。它是进出口货物收发货人或其代理人,按照海关规定的格式对进出口货物的实际情况做出书面申明,以此要求海关对其货物按适用的海关制度办理通关手续的法律文书。

作用:进出口申报

意义:报关单具有一定的法律效力。它是出口产品报关离境的重要证据,也是申请办理出口产品退税的重要凭证。

交互:如果是整柜,出口供应商自己报关时,会提供给自己的报关行。和拼箱、空运一样由货代报关时,则供应商将报关单给到货代。如果是买单申报,则无需提供,报关行会做好给我们确认。

详细说明

1)这是海关总署的制式文件,2018年8月1日起,海关进出口货物整合申报正式实施。原报关单、报检单将合并为“这张大表”进行货物申报,一次申报、一单通关。

2)PDF, JPG,EXCEL等电子格式都可以。也接受手写。如果有发起过长期委托报关,报关单可以不盖章,或者仅盖报关专用章。

3)这是有需要能退税的进出口公司提供的文件。工厂/供应商提供报关单由我们申报时,找他们要就行了,他们会填写好报关单,不需要我们填。报关行会出具供应商的报关单,出具报关草单,发给工厂核对就行,我们自己不要擅自做主去确认。

4)如果是买单申报,则会用到报关行贸易公司的抬头作为报关行的发货人与生产商。买单申报可以稍微核对一下,主要需确认件数、指运港、以及商品明细的货值。

5)注意:一份报关单只能打印5个品名,超出了就要续页,会产生续给页费。

4. 报关代理委托书

定义:也叫委托报关协议,或者报关委托协议书,是托运人委托承运人或其代理人办理报关等通关事宜的书面证明。委托方应及时提供报关报检所须的全部单证,并对单证的真实性、准确性和完整性负责。

作用:委托报关

意义:授权与明确责任和义务

交互:整柜,出口供应商自己报关时,提供给自己的报关行。如果是像拼箱、空运由货代报关,则供应商将报关单给到货代。如果是买单申报,则无需提供。

详细说明

1)这也是一份制式文件,固定的内容。
2)格式方面,电子版即可,图片,PDF都可以。
3)无需填写,加盖委托方(出口供应商)公章与法人章(签字)即可。
4)委托报关时,需要提供报关行的名称和十位报关编码,让供应商发起电子申报。

5.装箱单

定义:又称包装单、码单,英文Packing List or Packing Specification。是用以说明货物包装细节的清单。外贸单证中的主要单据之一。

作用:补充发票内容,详细记载包装方式、包装材料、包装件数、货物规格、数量、重量,体积等,便于进口商或海关等有关部门对货物的核准。

意义:进出口报关和清关的必备单据。

交互:供应商退税报关时给到我们。买单报关时,我们向供应商索要或者自己制作,再提供给报关行报关与客户清关。

详细说明

1)装箱单没有统一的格式与模板,主要内容包括:装箱单名称、箱子编号、日期、唛头、货名、规格、包装单位、件数、每件的货量、毛重、净重以及包装材料、包装方式、包装规格,体积及签章等。

2)装箱单所列的各项数据和内容必须与提单等单据的相关内容一致,还要与货物实际情况相符。海关根据装箱单来了解装货的品名,数量,重量,尺寸,包装等信息。如果遇到海关查验的时候,海关根据装箱单当中的明细来核实装货情况。

3)作为报关资料,需要签字盖章(外贸章、条形章即可),一份电子版即可。

4)学会做装箱单是每个业务的必备技能,它并不只是文件或者操作的工作要求。因为碰到拼柜,或者多供应商不同货物的拼货空运时,能第一时间做好装箱单反馈给客户,是专业与效率的无言证明。

5)装箱单分出口报关使用和目的港清关使用,两者没有必然的关系。可以将供应商出口报关时的装箱单给客户清关(如果不是第三方贸易-为中间商保密),也可以我们自己制作或者用客户的装箱单格式清关。

6)不管是出口报关还是进口清关的装箱单,都是英文版的,或者中英文格式,不能完全使用中文,尤其是作为目的港清关来说。

6.商业发票

定义:简称发票,英文Commercial Invoice. 是卖方开立的载有货物名称、数量、价格等内容的清单,出口贸易结算单据中最重要的单据之一。

作用:出口单据的核心,是出口货物的总说明。作为买卖双方交接货物和结算货款的主要单证,它是进口国确定征收进口关税的依据,也是买卖双方索赔、理赔的依据。

意义:进出口报关和清关的必备单据。

交互:供应商退税报关时给到我们。买单报关时,我们向供应商索要或者自己制作,再提供给报关行报关与客户清关。

详细说明

1)在制单顺序上,往往首先缮制商业发票,其它所有其他单据都应以它为中心来缮制。它是国际贸易实务中最基本的、使用频率最高的商业单据。即使是国际快递,在无需单独报关时,也需提供发票。

2)发票无正副本之分。如需正本,加上"ORIGIN",打印即可。

3)发票也没有统一的格式与模板,不同发票的名称表示不同用途,要严格根据信用证的规定制作发票名称。一般发票都印有"INVOICE"字样,前面不加修饰语,如信用证规定用"COMMERCIAL INVOICE"、"SHIPPING INVOICE"、"TRADE INVOICE"或"INVOICE",均可作商业发票理解。

4)发票的必备内容包括收款人、发票号码、日期、货物描述、数量、单价、总值、运输说明、付款条件、声明文句、签字盖章等。

5)和装箱单一样,发票只需外贸章或者条形章,但部分国家如埃及需要发票加签(贸促会CCPIT认证)。

6)注意,发票上面的货币单位是USD,而不是RMB。

7)和装箱单一样,出口报关用的发票和目的港清关用的发票没有必然的关系,如果客户是中间商-第三方贸易,很多时候会用到客户自己公司的格式,而非用供应商的原始发票数据。

7.销售合同

定义:简称合同,英文名Sales Contract,或者Sales Confirmation

作用:报关

意义:进出口报关的必备文件

交互:供应商退税报关时给到我们,买单报关时,无需我们提供给报关行,目的港客户清关也不需要。

补充说明

1)销售合同仅为报关使用,相对比较简单,它不是供应商与客户签订的英文外贸合同原件。

2)销售合同也没有固定格式,内容至少包括买卖双方、商品描述、成交单价、总价及币制、成交数量及单位,结汇方式,贸易条款,交货日期,签名盖章等。

3)销售合同也无需正本,PDF或者图片电子版就行,接受外贸章。

价值篇

8. 原产地证

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— END —

创作说明
原文5万余字,耗时近两周整理。但最终精简删改至本篇的14个主要文件。因视野有限,一定还有着诸多的知识点等待发掘,欢迎朋友们积极的补充,分享与转载给更多有需要的人。也恳请大家对任何不妥的地方不吝指正。

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