货代报价单:简约而不简单


本期内容由「货代搭档」冠名赞助推送

报价,是每个国际货代销售最基本的工作内容之一,它是一切业务的基础。

每个人都渴望能每天报很多价,一次报价,秒杀客户。很多人因此喜欢去追求所谓的报价技巧,却忽视了最基本的报价工作:报价单的设计与应用。

报价单,作为我们给客户的报价载体,经常被用于回复客户询盘。它是我们日常业务工作中最常用的文件。

如果要问我报价技巧的话,我会说Forget about it, 先自己动手设计报价单吧。

1. WHY 重要性

报价单是最重要的业务开发文件,没有之一。

对此,相信不少朋友一定会持有异议,尤其是做国内同行的庄家朋友。他们依托的是国内市场和QQ、微信在线报价,报价的频率很快,次数很多。客户也是国内做货代的,彼此对市场与专业都相对了解。以报价单来报价,未免太过麻烦。相反,还不如短平快的文字信息及时有效。这样就没有报价单的必要了,我对此表示认同。

但如果你和曾经的我一样,做的是直客群体(不管是国内直客,还是海外直客),或者是海外市场(不管是海外直客,还是海外代理),我建议你重视报价单,终有一天,你会发现它的价值。

因为作为价格来往的媒介,报价单远远超越其字面的意义,它是正式的商业行为文件,间接关系到客户对你以及公司的专业度、品牌实力的整体印象,在双方未建立信任关系之前,这些印象的分量更重,比冷冰冰的价格数据更能绕开客户的柔软防线,更能左右客户的心智和成交意愿。它也是一家公司实力的窗口,一个业务态度与专业的展现。

我曾经一度每天报价100个,你也可以》一文里记录了我是如何不缺询盘的,但我仍想告诉大家的是,关于这些询盘的回复,我其实基本上都是采取报价单的邮件发送方式,饶是我彼时报价报的手抽筋。

两个货盘实单笔记《一个拼箱,一个举动,一次秒杀,1万利润》、《1个40HQ近25000RMB利润》的真实记录,你也可以清晰地看到报价单的应用之于高利润与快速成交的意义。

我的空运包机故事或许更具代表性:

空运包机故事

回归常识:空运销售的基本逻辑》对此有关于报价单的现实意义更为详尽的解释:

所以你看,报价单是不可或缺的(Necessary),而不是可有可无(Optional).

2. HOW 怎么做

报价单于客户开发之所以重要,是建立在其实际功能之上的。

一份好的报价单,具有以下三种功能:

A. 可以汇总多种信息

报价单是综合性的文件,兼容感性图片与理性数字。

因此,在创建与设计报价单时,需要提供细致、全面的信息, 包括但不限于:

报价单要素信息

为什么要主动提供客户完整的信息?

因为只有这样,客户才能基于信息的完整性快速做决策,省去二次沟通产生的成交阻力。如果等客户来问,你再去核实反馈,一来一去,像挤牙膏一样的回复,容易消磨客户的好感和信任。

所以如果你有不少询价,报的价格也还行,但客户就是不订舱或者不回复,很有可能就是你给客户的信息太少了(如,只给客户一条简短的报价USD 300),客户还要每次来问你什么船,船期几节几开,几天到,太麻烦了,他只好去寻找其它同行一次性获得充分的信息。

这其中的底层认知是:做决策的是客户,我们只能尽可能地提供充分的信息帮助客户决断,而不能越俎代庖帮客户做决定。

信息的的完整性、准确性、及时性要高于单一的价格信息。这样,在运价相差不大的情况下,什么是好的服务与专业能力?你能快速准确给到客户需要的全部,便是。

记住报价时,别只给一条简单的价格信息,***/20FT, 或者***/KG,然后还一个劲地傻傻追问客户:什么时候货好?觉得我们的价格咋样之类的愚蠢问题。

做决定的是客户,不需要你去追问。
你只要提供足够的信息,如是而已。

B. 方便客户统计和汇总资料

基于统计的需求,以Excel为基础创建与设计报价表无疑是最合适的。

一方面,Excel提供的乘法计算、自动求和、统一加减等功能可以很方便与准确的帮助我们计算报价与增减利润。

另一方面,一目了然的表格排版,清晰的传递出运价是透明的,省去了客户的核算工作,无形中加深了客户的信任。

报价表计算

基于汇总的需要,将Excel报价表转为PDF免编辑可打印版本

货运订单从询价到订舱,这中间有个时间过程,极少是即刻成交的,尤其是对大客户大订单而言。我们需要习惯于现成为备选供应商,再切入核心供应商。如你所知,不少客户会向多个货代询价,来后对比筛选,也就是collect quotes(收集报价)。

这时,如果有一份报价单且适合打印,则被选中并且被传阅的概率就大大提高了。

因为纸质报价单方案方便决策人研究或与团队线下商讨。显然如果都是邮件文字报价或者在线沟通报价的话,是不方便客户收集与汇总的。

C. 充当备忘录,方便归档

我们的报价不可能每次都获得客户的青睐,一定会有别人做得比我们更好的地方。客户也不可能每次都花时间与精力去寻找新供应商与收集报价。首次不能合作,不代表以后不能合作。

报价单充当着备忘录的角色。那怎样唤醒客户的记忆,让他有需求时还能想起我们?成为他的备选供应商?

看脸的时代,一切始于颜值。

那么,从视觉营销开始,给客户留下好的印象。注重客户的视觉感受和体验,因为视觉记忆的时长是信息记忆的6倍。

扩展阅读:你和Top Sales的距离,只差一张漂亮脸蛋而已

也就是说,一份优秀的报价单一定兼具颜值与实力。将报价单做的尽可能的漂亮、简洁、专业、大方,是互联网时代对一个优秀销售的要求。

报价表抬头

报价表模板和账单一样,我极其反感通过国内货代系统导出统一制式的传统风格的报价单。这些系统模板虽然可以很方便地调用数据与参数,但是在字体、版式、图形、配色、构成等要素上远远不符合设计的审美需求。

大家司空见惯的传统风格报价单,面对考究的设计风格的报价单,哪个让客户印象深刻?哪个更能传达一个公司的实力?哪个能代表一个公司的形象?哪个让客户记得住,我想不言而喻吧。

3. WHAT 做什么

报价单,一份简单的文件而已。

要想做好,也不是难事,一个快捷有效的方法便是形式+内容+扩展。

形式,就是套用模板。

1. 通俗点说,先去互联网上找到你喜欢的设计风格,不管它是图片样式,Word格式还是网站在线表格。

2. 自己亲自动手创建空白Excel文档,将表格排版布局成你喜欢与想要的那个样子,然后设置各字段的字体,并调整大小。这里注意页面布局下方的纸张方向设置(横向、纵向),也就是文档宽度,打印预览时一定要显示所有内容才行。

3. 调整配色,尽量选取公司LOGO相近颜色,同一页面的主要色彩不可超过3种。

4. 最后放入LOGO及其它小图形,作为视觉引导。

内容,便是填充细节。

这部分很简单,将上文中提到的报价单所需的细致全面的信息,也就是文字部分,一一填入报价单中。

报价单要素信息

实际内容填充时,可能会出现内容字数超出单元格或者内容过多的情况,这时需要调整优化列宽,或者采取合并单元格的方式,总之以形式去适应内容,尽可能给到客户足够的信息。

另外当你用了Excel的函数算法,比如当你设置了乘法计算和自动求和时,任何一个数字的变动都会影响到最后的报价结果,这时就需要注意数字内容的准确性。

报价表计算

扩展,即多做几个类型与格式的报价表

客户的询价需求千差万别,用一个固定的模板满足所有报价是不可能的事情。

这时需要先统一报价单的风格,自定义的设置报价要素标题字段与补充说明,然后再出多种类型的报价单。

比如空运的,整柜的,拼箱的,单一承运人报价的,多承运人价格锚点(延伸阅读:我这里有三枝笔,你要哪枝?)的,consolidation的,仓储的...

然后,生成或者转换成多种格式。

PDF报价单最为正式,是最主流的报价单格式,但它并不适合所有的场景。

比如当代理需要你报多柜量,全航线几十上百的报价时,就不用将Excel报价单生成PDF了。Excel不仅方便我们统一增减利润,也方便代理直接调整利润卖给最终客户,或者作为数据库给代理做运价API接口。

然后HTML的简易报价表格式,复制粘贴非常方便,非常适合快速单一承运人报价形式,配合邮件使用。

在实单笔记《一个拼箱,一个举动,一次秒杀,1万利润》中,中,大家看到的报价表其实就是用Excel先排版好,然后去掉了表头与底部,选取中间部分直接复制粘贴到邮件中发送的。

设计漂亮的报价单形式,配上准确细致的内容,再辅以合适的版本,一封报价单才能算能对客户有吸引力。

4. BONUS 补充

报价单应用时应注意的细节:

1. 在报价邮件正文里放上一些关键文字内容,例如简短公司的优势,附件报价表等,这些都是引子,让客户有兴趣打开报价单。

2. 报价单的命名:建议用公司名称加运输名称 比如Lawnwing Logistics Quoation : 40FT SHENZHEN-LOS AGNELES,保证客户到时候能够知道这份报价单是什么货盘的报价单,来自于哪个公司。

报价单条形码3. 一定要标上报价单制作时间和报价号码Quotation Number,这样方便客户识别与记忆,有条件的可以加上识别码。

很认真地聊一下战略大客户》一文里提到客户PO的重要性,其实反过来,我们的Quotation Number也是对客户的一种心理暗示:咱也不差货的。

PO NUMBER

4. 应用HTML格式报价表时,注意客户的邮件端乱码问题。比如,当你看到客户是用手机发邮件询价(通常没有邮件签名)过来,或者电脑查看邮件时,客户的邮件字体不能显示图片与颜色,这时就需要注意不能用HTML报价表了,因为客户的邮件客户端不能正常显示HTML表格,会成为一堆乱码。

5. 采用Excel与PDF报价表时,建议使用小格式的矢量LOGO与图标,这样将整个报价单控制在1M内,文件太大,容易被邮件服务器拒收。

最后的话

上个月有一段粉丝私信,我想可以很好地反映货代报价单:简约不简单的主题。

Annie : 报价时你一般是会给Excel表格还是pdf?
Paul:看什么询价,如果很多的话,EXL; 一般PDF或者HTML
Annie:这样,行吗?

报价单条形码

Paul:表格需要设计一下,做得漂亮一些。参考:

Paul:(然后)少了很重要的头部和底部(太单调了)
Annie: 页码?
Paul:不是,视觉营销上还得下功夫。看脸的时代,需要兼具实力和美观。参考:

Annie: 这就是差距

Paul:对于大客户、大订单,要学会做提案,从报价单做起。别指望着一条简单的报价信息就能赚客户几万几十万,那不现实。

这不光是视觉营销的观点。

给Paul打赏
共{{data.count}}人
人已打赏
业务经验心理篇

损失规避:报错价了,该怎么办?

2022-8-30 10:21:13

业务经验风控篇

危机处置:怎样正确面对客户抱怨、投诉甚至索赔?

2022-9-30 11:25:30

商务合作
2 条回复 A文章作者 M管理员
  1. 秦川

    作者真心厉害,太佩服了

    • Paul

      我是一班的😊

个人中心
购物车
优惠劵
今日签到
有新私信 私信列表
搜索