货代报价单：简约而不简单

本期内容由「货代搭档」冠名赞助推送

报价，是每个国际货代销售最基本的工作内容之一，它是一切业务的基础。

每个人都渴望能每天报很多价，一次报价，秒杀客户。很多人因此喜欢去追求所谓的报价技巧，却忽视了最基本的报价工作：报价单的设计与应用。

报价单，作为我们给客户的报价载体，经常被用于回复客户询盘。它是我们日常业务工作中最常用的文件。

如果要问我报价技巧的话，我会说Forget about it, 先自己动手设计报价单吧。

1. WHY 重要性

报价单是最重要的业务开发文件，没有之一。

对此，相信不少朋友一定会持有异议，尤其是做国内同行的庄家朋友。他们依托的是国内市场和QQ、微信在线报价，报价的频率很快，次数很多。客户也是国内做货代的，彼此对市场与专业都相对了解。以报价单来报价，未免太过麻烦。相反，还不如短平快的文字信息及时有效。这样就没有报价单的必要了，我对此表示认同。

但如果你和曾经的我一样，做的是直客群体（不管是国内直客，还是海外直客），或者是海外市场（不管是海外直客，还是海外代理），我建议你重视报价单，终有一天，你会发现它的价值。

因为作为价格来往的媒介，报价单远远超越其字面的意义，它是正式的商业行为文件，间接关系到客户对你以及公司的专业度、品牌实力的整体印象，在双方未建立信任关系之前，这些印象的分量更重，比冷冰冰的价格数据更能绕开客户的柔软防线，更能左右客户的心智和成交意愿。它也是一家公司实力的窗口，一个业务态度与专业的展现。

《我曾经一度每天报价100个，你也可以》一文里记录了我是如何不缺询盘的，但我仍想告诉大家的是，关于这些询盘的回复，我其实基本上都是采取报价单的邮件发送方式，饶是我彼时报价报的手抽筋。

两个货盘实单笔记《一个拼箱，一个举动，一次秒杀，1万利润》、《1个40HQ近25000RMB利润》的真实记录，你也可以清晰地看到报价单的应用之于高利润与快速成交的意义。

我的空运包机故事或许更具代表性：

《回归常识：空运销售的基本逻辑》对此有关于报价单的现实意义更为详尽的解释：

所以你看，报价单是不可或缺的（Necessary），而不是可有可无（Optional）.

2. HOW 怎么做

报价单于客户开发之所以重要，是建立在其实际功能之上的。

一份好的报价单，具有以下三种功能：

A. 可以汇总多种信息

报价单是综合性的文件，兼容感性图片与理性数字。

因此，在创建与设计报价单时，需要提供细致、全面的信息, 包括但不限于：

为什么要主动提供客户完整的信息？

因为只有这样，客户才能基于信息的完整性快速做决策，省去二次沟通产生的成交阻力。如果等客户来问，你再去核实反馈，一来一去，像挤牙膏一样的回复，容易消磨客户的好感和信任。

所以如果你有不少询价，报的价格也还行，但客户就是不订舱或者不回复，很有可能就是你给客户的信息太少了（如，只给客户一条简短的报价USD 300），客户还要每次来问你什么船，船期几节几开，几天到，太麻烦了，他只好去寻找其它同行一次性获得充分的信息。

这其中的底层认知是：做决策的是客户，我们只能尽可能地提供充分的信息帮助客户决断，而不能越俎代庖帮客户做决定。

信息的的完整性、准确性、及时性要高于单一的价格信息。这样，在运价相差不大的情况下，什么是好的服务与专业能力？你能快速准确给到客户需要的全部，便是。

记住报价时，别只给一条简单的价格信息，***/20FT, 或者***/KG，然后还一个劲地傻傻追问客户：什么时候货好？觉得我们的价格咋样之类的愚蠢问题。

做决定的是客户，不需要你去追问。
你只要提供足够的信息，如是而已。

B. 方便客户统计和汇总资料

基于统计的需求，以Excel为基础创建与设计报价表无疑是最合适的。

一方面，Excel提供的乘法计算、自动求和、统一加减等功能可以很方便与准确的帮助我们计算报价与增减利润。

另一方面，一目了然的表格排版，清晰的传递出运价是透明的，省去了客户的核算工作，无形中加深了客户的信任。

基于汇总的需要，将Excel报价表转为PDF免编辑可打印版本。

货运订单从询价到订舱，这中间有个时间过程，极少是即刻成交的，尤其是对大客户大订单而言。我们需要习惯于现成为备选供应商，再切入核心供应商。如你所知，不少客户会向多个货代询价，来后对比筛选，也就是collect quotes（收集报价）。

这时，如果有一份报价单且适合打印，则被选中并且被传阅的概率就大大提高了。

因为纸质报价单方案方便决策人研究或与团队线下商讨。显然如果都是邮件文字报价或者在线沟通报价的话，是不方便客户收集与汇总的。

C. 充当备忘录，方便归档

我们的报价不可能每次都获得客户的青睐，一定会有别人做得比我们更好的地方。客户也不可能每次都花时间与精力去寻找新供应商与收集报价。首次不能合作，不代表以后不能合作。

报价单充当着备忘录的角色。那怎样唤醒客户的记忆，让他有需求时还能想起我们？成为他的备选供应商？

看脸的时代，一切始于颜值。

那么，从视觉营销开始，给客户留下好的印象。注重客户的视觉感受和体验，因为视觉记忆的时长是信息记忆的6倍。

扩展阅读：你和Top Sales的距离，只差一张漂亮脸蛋而已

也就是说，一份优秀的报价单一定兼具颜值与实力。将报价单做的尽可能的漂亮、简洁、专业、大方，是互联网时代对一个优秀销售的要求。

和账单一样，我极其反感通过国内货代系统导出统一制式的传统风格的报价单。这些系统模板虽然可以很方便地调用数据与参数，但是在字体、版式、图形、配色、构成等要素上远远不符合设计的审美需求。

大家司空见惯的传统风格报价单，面对考究的设计风格的报价单，哪个让客户印象深刻？哪个更能传达一个公司的实力？哪个能代表一个公司的形象？哪个让客户记得住，我想不言而喻吧。

3. WHAT 做什么

报价单，一份简单的文件而已。

要想做好，也不是难事，一个快捷有效的方法便是形式+内容+扩展。

形式，就是套用模板。

1. 通俗点说，先去互联网上找到你喜欢的设计风格，不管它是图片样式，Word格式还是网站在线表格。

2. 自己亲自动手创建空白Excel文档，将表格排版布局成你喜欢与想要的那个样子，然后设置各字段的字体，并调整大小。这里注意页面布局下方的纸张方向设置（横向、纵向），也就是文档宽度，打印预览时一定要显示所有内容才行。

3. 调整配色，尽量选取公司LOGO相近颜色，同一页面的主要色彩不可超过3种。

4. 最后放入LOGO及其它小图形，作为视觉引导。

内容，便是填充细节。

这部分很简单，将上文中提到的报价单所需的细致全面的信息，也就是文字部分，一一填入报价单中。

实际内容填充时，可能会出现内容字数超出单元格或者内容过多的情况，这时需要调整优化列宽，或者采取合并单元格的方式，总之以形式去适应内容，尽可能给到客户足够的信息。

另外当你用了Excel的函数算法，比如当你设置了乘法计算和自动求和时，任何一个数字的变动都会影响到最后的报价结果，这时就需要注意数字内容的准确性。

扩展，即多做几个类型与格式的报价表

客户的询价需求千差万别，用一个固定的模板满足所有报价是不可能的事情。

这时需要先统一报价单的风格，自定义的设置报价要素标题字段与补充说明，然后再出多种类型的报价单。

比如空运的，整柜的，拼箱的，单一承运人报价的，多承运人价格锚点（延伸阅读：我这里有三枝笔，你要哪枝？）的，consolidation的，仓储的...

然后，生成或者转换成多种格式。

PDF报价单最为正式，是最主流的报价单格式，但它并不适合所有的场景。

比如当代理需要你报多柜量，全航线几十上百的报价时，就不用将Excel报价单生成PDF了。Excel不仅方便我们统一增减利润，也方便代理直接调整利润卖给最终客户，或者作为数据库给代理做运价API接口。

然后HTML的简易报价表格式，复制粘贴非常方便，非常适合快速单一承运人报价形式，配合邮件使用。

在实单笔记《一个拼箱，一个举动，一次秒杀，1万利润》中，中，大家看到的报价表其实就是用Excel先排版好，然后去掉了表头与底部，选取中间部分直接复制粘贴到邮件中发送的。

设计漂亮的报价单形式，配上准确细致的内容，再辅以合适的版本，一封报价单才能算能对客户有吸引力。

4. BONUS 补充

报价单应用时应注意的细节：

1. 在报价邮件正文里放上一些关键文字内容，例如简短公司的优势，附件报价表等，这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。

2. 报价单的命名：建议用公司名称加运输名称 比如Lawnwing Logistics Quoation : 40FT SHENZHEN-LOS AGNELES，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么货盘的报价单，来自于哪个公司。

3. 一定要标上报价单制作时间和报价号码Quotation Number，这样方便客户识别与记忆，有条件的可以加上识别码。

《很认真地聊一下战略大客户》一文里提到客户PO的重要性，其实反过来，我们的Quotation Number也是对客户的一种心理暗示：咱也不差货的。

4. 应用HTML格式报价表时，注意客户的邮件端乱码问题。比如，当你看到客户是用手机发邮件询价（通常没有邮件签名）过来，或者电脑查看邮件时，客户的邮件字体不能显示图片与颜色，这时就需要注意不能用HTML报价表了，因为客户的邮件客户端不能正常显示HTML表格，会成为一堆乱码。

5. 采用Excel与PDF报价表时，建议使用小格式的矢量LOGO与图标，这样将整个报价单控制在1M内，文件太大，容易被邮件服务器拒收。

最后的话

上个月有一段粉丝私信，我想可以很好地反映货代报价单：简约不简单的主题。

Annie : 报价时你一般是会给Excel表格还是pdf？
Paul：看什么询价，如果很多的话，EXL; 一般PDF或者HTML
Annie：这样，行吗？

Paul：表格需要设计一下，做得漂亮一些。参考：

Paul：（然后）少了很重要的头部和底部（太单调了）
Annie: 页码？
Paul：不是，视觉营销上还得下功夫。看脸的时代，需要兼具实力和美观。参考：

Annie: 这就是差距

Paul：对于大客户、大订单，要学会做提案，从报价单做起。别指望着一条简单的报价信息就能赚客户几万几十万，那不现实。

这不光是视觉营销的观点。