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为什么写好邮件比即时沟通​更重要?

如题,我的观点很明确:邮件为主,即时沟通为辅。

如果你做的是国内客户,对于大订单与大客户,建议提升邮件在你心中的权重。如果你做的是海外客户或者代理,更是如此。在海外业务开发中,一定要说个比例的话,我会建议80%的时间放在邮件上面。

套用《货代报价单,简约不简单》一文的开篇,我说如果要问我报价技巧的话,我会说Forget about it,先自己动手设计报价单。

同样,如果要做好业务,我会说,忘了那些策略方法,安安心心,从学会写好邮件开始。

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我知道,这样一个观点一定会引起争论,甚至被鄙视。

都什么年代了,为什么还要坚持邮件这种落后的沟通工具?微信、Whatsapp、Skype、钉钉、飞书、CRM......在线跟客户聊不香吗?

沟通工具得从沟通本身说起。

人类技术进步,之后沟通更为便捷,然后沟通有了同步和异步之分。

同步沟通指的是,我拿手机,你拿手机,几乎我们在线聊跟见面没啥区别。

异步沟通好理解,我发邮件时,你不一定在电脑旁,中间存在一定时间差。

可是这跟业务开发有什么关系吗?

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先说说客观原因吧。

我们幸运地生于这个时代和出生在伟大的中国,从电话时代大踏步走向微信时代。电话和微信都是同步沟通,所以,我们进入即时沟通比国外更迅速更彻底。微信对于很多人来说是沟通的全部。

但互联网是从美国兴起的,以美国为代表的诸多海外国家经历了半个多世纪的邮件时代。邮件是异步沟通,而即时沟通是同步的。要从异步沟通迁移到即时沟通,无疑要难得多,因为这意味他们在邮件时代建立的所有共识和文化,都要推倒重来。

因此Whatsapp,Skype等即时沟通工具在国外只能是邮件有益的补充,而很难真正代替邮件。邮件在未来很长一段时间内仍将是国外客户的第一沟通工具。

为什么写好邮件比即时沟通​更重要?

此外,即时沟通在线工具多半用作加深私交关系,或者辅助处理一些紧急的订单。即便在线沟通报价或者达成一些初步意向之后,这些海外客户们还是倾向于邮件再confirm。

你会发现做海外大公司,战略大客户的订单更是如此。第一步都是邮件,之后才是WHATSAPP,SKYPE,即使有即时沟通,工作与订单等专业上的事情,还是以邮件为主。

这不得不提邮件天然的优势:正式、可溯源、层级、便于归档、安全、可持续跟进、责任划分和相互配合都很明确。

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做海外直客与代理需重视邮件,那国内CIF庄家同行市场就不需要了吗?当然不是。

即时沟通的确有着它的优势,可以快速解决一些问题,而且群组多线程讨论很方便。

鉴于微信与QQ在国内是近乎全部在线沟通的存在,所以,和国内其它行业的公司一样,国内货代公司其实是不注重邮件的,邮件似乎根本没有存在的必要。大家习以为常通过即时沟通询价报价,都是我们一个询价过去,然后对方给数条报价数据过来,着实高效。

不过这样会带来什么问题呢?

这就不得不说到即时沟通的弊端,也就是另一个主观原因:即时沟通,同步沟通缺乏像邮件,异步沟通那般的结构化表达。

所以你会看到很多同行朋友即时沟通时就知道给个价格,宣称价格最便宜。船期航班、航程、中转路线…什么都得追问,才能给过来。方案什么的更无从谈起。客户问一句,然后答一句。实在不知道说什么,就尬聊,也不管客户愿不愿意。最后再莫名其妙的追问客户,啥时候货好,降价了之类.....然后,就没有然后了。

即时沟通,看似高效,但其实没有系统梳理自己的想法。长期碎片化的行文,思维也成了碎片化的条件反射,很多时候说出去的话都不加思考,表达随意,缺乏逻辑与条理,说不清需求,道不明建议,更别说综合性的方案了,简单的一个问题都可能要拉客户进行冗长的讨论,这对优质客户来说是很致命的。

为什么写好邮件比即时沟通​更重要?

通俗点说,邮件结构化表达做方案,你要花几个小时,利润是1万/柜的加。即时沟通就几分钟,很浅显的围绕价格,利润是50/柜的谈。

而邮件可以系统完整清晰的表述想法,书面语言锻炼一个人的结构化表达能力与深度思考,这有助于做方案,而方案与提案能力是做优质客户,大单与高利润的必备要求。

为什么写好邮件比即时沟通​更重要?最后的话

从前车马很慢,书信很远。

只有经历过那个年代的人,才能体验得到已被沦为时代的产物,却又让人无比怀念的时光。

如今进入即时通讯时代,直播快销时代,少了一份隽永,多了一份浮躁。我们都在赶路,就让邮件记录与丈量我们走过的路吧。

用结构化的输出与表达,它并不意味着低效,相反,很难,而这才是稀缺的,弥足珍贵的。

— END —

PS : 关于邮件这个话题,去年写过一篇深度文章:很认真地聊一下货代英语邮件。于此文中,你可以看到一封好的邮件是怎样的样子(WHAT),以及大家最为关心的怎样写的问题(HOW)。本文侧重的是WHY,也就是第一性原理,偏于认知方向。认知才是大家更应关注的。认知错了,方向错了,再多的努力也徒劳,这个道理每个人都懂。当然,坚持邮件的重要性只是我基于当下的认知,是我个人认可的观点,仅仅是观点而已,不一定是事实,欢迎不同的意见与论证。

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