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创立一家货代公司的流程清单

这是一篇写给少数人看的干货,6000余字。

少数人指的是老鸟们,那些做货代业务多年,有志于转型创业,或者想单干,魂牵梦绕、跃跃欲试却因各种原因还未迈出这一步的朋友。

新人收藏,过几年羽翼丰满后再来看,或者先看看涨涨知识是可以的。

相信我,方方面面的细节,会比你自己摸索省时省力得多。行文上虽不是特别严谨,但足以帮你避掉中间的坑。

你知道我有一家一个人的货代公司,虽然没怎么运营,空置状态,但流程这事儿,三年前转型时跑了一遍。前些天,落实了一个新公司。

So,以公司名义做项目,这事儿我熟。

1. 公司注册篇
Incorporation

开公司,注册是第一步。
这并没有什么难的。

找家靠谱的注册公司跑腿就行了,费用为0(深圳是这样,其它城市不大清楚)。

你只需要落实细节,少走弯路:

1.公司名称

有句话,“名字取好了,就成功了一半。”
这话不假,一个嚷嚷上口,通俗易懂,或者自带品牌效应的名字的确对公司业务的展开有益。

所以,花点心思去取个好点的公司名字是有必要的。对于创业者来说,公司就像自己的孩子,你不想别人总叫自家娃阿猫阿狗吧?

不过,公司这么多,很有可能你心仪的公司名字很早就被别人注册了,或者存在重复非常近似的情况,工商局一般也不会批准。

所以,取名这事儿得趁早,要么就只能期待一切是最好的安排。

关于名字中货代行业的后缀,看自己喜好,最常见的有:

…国际物流有限公司,
…国际货运代理有限公司,
…供应链管理有限公司,
…科技物流有限公司,

2. 公司性质

你会发现以上基本都是有限公司。

这涉及到一点基本的财务知识,必须知道的是有限公司承担的是有限责任,以其全部注册资金承担,超出注册资金范围的不承担。

举个例子,假设你和朋友注册了一个公司,注册资金100万。你出资70万,朋友30万。因经营不善,破产甚至还欠债500万,那你们俩一共只需承担100万的债务,按股权分配,你承担70%,承担的是有限额责任,超出100万的负债爱莫能助。

你可能会说,我做SOHO,创业只有一个人,我注册一人独资公司就好,还不用缴企业所得税。

No,这种性质的公司和个体工商户一样,承担的是无限责任。

货代这行,要垫资的还不少,是有一定风险的,有时风险还很大,注册有限责任公司最合适不过。

3. 注册资金

现在注册公司的门槛设置越来越低,很重要的一个方面就是国家放松了注册资金的要求。

以前的注册资本是实缴登记制,现在是认缴登记制。也就是说,现在注册公司时,不用往公司账户中存入实际的资金,不要求提供验资报告。

那是不是就意味着注册资金就随便填呢?当然不是。

国际货代这行在公司备案时一般都会有要求的,具体来说:

海运不低于500万;
空运不低于300万。
陆运快递200万。

你别随便写个50万,100万,对行业协会等备案组织机构来说,不符合要求,得去改,需花点钱(大概500),还折腾。

同样对客户来说,也不大好,那样意味着公司实力太过一般,客户不信任你,不放心将几百万上千万的货交给你,因为充其量你破产,只赔50万,100万而已。

那一亿飘十亿的行,行不行?可以,只要你能承担得起就行,因为这意味着无限责任。

所以,通常300-500万是国际货代公司创业时的主流注册资本。实力强劲的,1000万起步。

4. 经营范围

这个很好理解。

理论上说,你可以把公司成立后想从事的业务,想做的事情都写进去。

但别太杂,毕竟做的是国际货代,还是有一定专业性的。所以主要的经营范围还是货代相关的内容,如果不知道怎么写,代理注册公司会帮你,或者自己搜一下同行公司是怎么写的,复制粘贴就行了。

顶多再备注广告,软件技术相关的范围。这为自身做内容营销与其它咨询时提供方便。尤其是一些科技货运类的公司会经常用到。

需要注意的是,如果有做海运整柜,别忘了加上“无船承运业务”。因为办理无船承运备案,经营范围里一定要有这一条。

另外,最好在经营范围内添加从事进出口业务,因为自今年起,不再需要办理对外贸易经营者备案登记手续,企业自动获取进出口权。

5. 公司地址

你在哪个城市,一般情况下,公司注册在哪个城市,这样更为方便。

但也有其它的因素需要考虑。

比如,你在东莞凤岗,和深圳龙岗紧挨着,虽然凤岗的办公室租赁会便宜很多,但如果是我,我倾向于把公司注册在深圳。

因为深圳比东莞知名,对客户与供应商来说,深圳公司接受度相对好些。

同时,深圳政府鼓励创新创业,对小微企业的扶持和补贴政策更多更好。

如果你没有实际的办公地址,比如还没有或者不想租办公室,可以采取挂靠的方式。让注册公司提供一个挂靠地址(一般是一个共享办公的小办公室,费用约3500/年-深圳)。

这样,公司注册地址和实际经营地址是分开的。虽然不符合政策法规,但只要不做违法行为,现实操作中是默许的。

小微企业,生存为先。只是对客户不大好,如果他想实际考察的话。不过如果是海外客户,也无所谓了。

2.合法经营篇
Legitimation

公司注册后,有了政府合法的身份证:营业执照。

但并不意味着就万事大吉,可以横着走。你还必须获得同行与客户的认可。

6. 公司备案

国际货代因其行业特殊性,会有一些准入门槛,公司需要遵守一些行业的规范,服从一些约束。

这些规章制度并不会直接影响公司的业务运营,某种程度上也并没有法律效力,不过从公司规范性和被行业认可的角度,还是有必要去备案。

有个行业统一的备案,全称叫“国际货运代理企业备案”,需要在商务部业务系统统一平台网站上建账号,录系统,然后具体的操作联系各省市的行业协会。

比如,深圳的货代公司注册后,需要联系深圳市国际货运代理协会,进行首次备案。这表示被这个与政府有些千丝万缕联系的组织接纳。

要不然容易在工商、税务、海关方面产生龃龉时不好解释,因为协会那边仍是非存续状态。

其它城市的具体备案方式需要联系所在注册城市的行业协会,总归是出于规范性经营考虑的自主行为。

7. NVOCC

如果有做或者想做海运整柜业务,建议办理NVOCC无船承运备案。因为很多船公司只接受有NVOCC资质的货代公司作为提单Shipper。

以前NVOCC可是要交70万保证金的,可见这个经营资格登记证的效力。不是大公司,没有真正的实力还真是搞不定。

现在只要备案就好了,取消了保证金或保证金保险制度。

深圳的货代公司需先联系深圳市国际货运代理协会,提供以下资料:

1、企业营业执照(深圳市市场监督管理局查询经营范围须有无船承运业务)扫描件;
2、《无船承运业务企业账号申请表》(表格详见附件),填写完成后盖公章扫描件;
3、提供《无船承运业务企业账号申请表》Word文字版。

然后,所有广东的货代公司只需在广东省水运信息网“港航管理系统”中完成,备案信息包括公司名称、注册地、法人代表和联系方式。

其它城市的NVOCC备案自行搜索攻略,自行操作。会有一些第三方服务机构提供NVOCC备案服务,但会收取1500-2000的费用。个人感觉,这是耍流氓,就一个文件而已。自己动手吧,丰衣足食。

和货代公司备案一样,NVOCC备案也不是必须的,但建议去做,这样可以方便地开展业务,避免受一些限制性条件的影响。

8.注册商标

货代这行,鱼龙混杂。
很多新成立的小公司根本没有知识产权的概念。

公司成立后,就着急开展业务,然后在各种对外文件中使用品牌名称抬头,或者随意用一张图形作为Logo,直到在某个时间接到同行的侵权起诉通知才后悔莫及。

你注册了一个名称的公司,不代表你就一定可以用这个公司名称的品牌词,一定要注册商标才行。

比如你注册了深圳市落英缤纷国际货运代理有限公司。你就能用落英缤纷吗?不一定的。

如果有个大连落英缤纷科技物流有限公司,且他们注册了落英缤纷在39类(物流运输及旅行服务)的商标,那在国际货代行业内,只有他们能代表和使用落英缤纷。你就只能使用深圳落英缤纷的文字商标,前提还需先注册下来。

此外需要注意,商标分文字,图形与文字图形的组合三种,你注册下哪个就只能用哪个。

比如你注册下文字图形的组合商标,使用的时候,就只能用这个组合。不能拆解单用文字,或者图形进行商业使用。

所以,在注册商标时,尽量三个一起注册掉,这样就可以随意使用了。

一个完整的商标注册到公示可用,要1年多的时间。所以,这事儿趁早,LOGO确定了就去注册。

另外注册商标的费用也很便宜,一个商标的固定注册费用约270-300元(限一个分类下10个商品或服务名字),商标注册申请不包过,被拒很正常,且概率很大,因为重复相似性的商标太多。

可以找代理机构,他们提供相对专业的指导,能提高通过概率。不过可能费用更贵一些,600以上。且如果也被拒的话,申请费用也不退。不过,对比侵权的索赔来说,九牛一毛了。该花的钱,不能省。

3. 业务开展篇
Legitimation

解决了合法性和规范性,公司业务便可以正常开展了。不过在此之前,还需要两个基础:一个是办公场地,另一个是银行账户。

9. 租办公室

对于创业者来说,前期公司起步,业务拓展为上,生存是第一位的。

办公室租赁费用是开支成本的大头,相比招人做事,场地使用的费用就是纯消费。

每一分钱都要花在刀刃上。我不建议创业公司一上来就搞个豪华精装修,超大办公司,充门面。除非你不缺钱,那就当我没说。

小公司,有几个工位给初创团队,够用就行了。等到你公司有了稳定的业务,再去改善办公条件也不迟,无非就是改下营业执照的注册地址嘛。

SOHO的话,可以移动办公一段时间。图书馆、KFC、家里等,都是短期替代办公室的选择。

在选择办公室时,有两个点需要考虑:

A. 是否可以作为公司注册使用。一般都是可以的,只是需要留意上一个租这个办公室的公司是否有把公司注册在这里?如果有,就只能让其迁出,或者改租。不然的话,你不能把公司注册在这里,因为一个房屋编码只能注册一个公司。

B. 是否有政策扶持。比如在深圳一些产业园,政府都有相应的租赁补贴。比如我当前在文化产业园注册的文化创意类公司,经营范围属于政府鼓励扶持,就可以申请三年补贴,房租减半。

10. 开设账户

每个公司都需要收付款。
个人账户是不方便收付对公款项的,需要自行去银行预约开通公司账户。

公司账户分基本户和一般户。一家公司只能有一个基本户,但可以有多个一般户。

现在银行对开通对公账户的要求稍显严格,会去实地考察拍照。如果公司地址是挂靠的,需要提前通知注册公司代理中介挂上门牌。

此外,因为国际货代涉及的是国际贸易,要收付外币,这样建议除了人民币账户外,再开通一个美元账户。虽然人民币的对公账户也是可以收付外币的。只是国际货代行业,做国外客户通常以美元结算,所以有必要开一个美元账户,以方便支付,同时节省银行手续费与汇率差。

注意,不建议用中国银行的账户收付外币。倒不是个人偏好问题,而是中国银行的外汇业务很严格,每个订单都是没完没了的审核,有些还需去柜台才能交易,甚至是货到港了才能办理入账。

当然这可能会有地区差异,我了解的多家深圳中行网点是这样要求的,其它城市的中行网点不是很清楚。

在办理对公美元账户时,此前银行需要提供对外贸易经营者备案登记证,也就是外汇管理相关的资格要求。

现在不确定还是否需要,如果还有要求,去商务部业务系统统一平台注册填表,然后预约政务服务大厅领取纸质文件就好。

香港账户没有多大的必要性了,比较贵不说,要求还挺多,比较麻烦。

4.BONUS
额外补充

清单里的10个事项完成后,基本上公司运营就没有什么问题了。

这里一前一后,再补充两项。

11. 补贴政策

一二三线城市基本都鼓励创业,每个城市都会有不同程度的补贴。

这是一笔政府送的钱,如果符合条件,为什么不要呢?所以,注册公司前,一定去了解下自己是否满足补贴要求,合乎补贴条件。

以深圳为例,

A. 初创补贴
可申请10000元每人,最高补贴10人,最高补贴金额10万。

B. 社保补贴
每个股东可申请880每月,持续补贴三年,最高补贴10人,最高补贴金额32万元。

C.带动就业补贴
雇佣员工,可申请2000-3000元每人,最高补贴金额3万元。

D. 场地租金补贴
可申请租金补贴500-1560每月,持续补贴3年,最高补贴金额5.47万元。

上述4项补贴合计5-45万。此外,还可以最高申请50万的免息贷款。

可以看到,这个补贴是很诱人的。当然,前提是需要符合条件。至于什么条件,每个城市、甚至每个区的要求不尽相同,自行去了解就行了。

我是申请到了这个创业补贴,再加上新公司办公室租赁补贴,算下来三年10来万,所以才有底气把那个货代公司闲置的,本也没花钱。

12.记账报税

公司注册后,要去税务报到。
运营后,会产生一定的流水。这时就需要向税务部门申报,以作为纳税的凭据。

哪怕你是亏损的,也要报税,虽然零申报而已。要不然,上了黑名单等税务部门来查,就麻烦了。

对于货代Soho或者一两个人的创业公司而言,没必要一年花5-6万单独招一个会计或者财务人员,记账报税这样相对专业事,交给你的代理注册公司中介就好,一般他们都是提供这个服务的。

当然如果公司走上正轨,财务人员不可或缺,要不然你自己整理单据与结算会累死。

深圳的小微企业代理记账费用一年2000-2500左右。一般纳税人约4000/年。

你要做的事情也很简单,每个月在固定的时间向你的代理记账公司提交资料,包括:

* 银行人民币与外币账户的历史交易、电子回单

* 单位社保缴交明细( 这其实是前面的规范性步骤,有了营业执照后,去开设社保企业单位账户,这样就可以给自己、股东、员工买社保了。以前在其它公司有缴纳的,迁移过来就行)

* 所有发票,包括销项发票:所有你给别人开出去的发票;进项发票:所有别人给你来过来的发票;发票也分电子发票和纸质发票。)

如果你是有创业想法的人,这里就有必要了解一点企业的税务知识,然后以合法的方式减税避税。

通常,一般公司的企业所得税是25%,高新技术企业15%,小微企业100万以下这两年因为疫情有扶持,企业所得税是2.5%,今年深圳恢复了5%。

股东分红个税均为20%。

所以,将利润做低,比如将自己的消费支出都让对方开票,这样算在公司的名下,所有公账付费也都要对方开票,这样将净利润降低到100万内甚至亏损运营,自然交的税就少了。

到这里,创业成立一个货代公司的流程清单完毕。

13. 公司网站

不过,我个人会倾向于再建一个公司网站。

因为创业后,是一个全新的开始,意味着和世界建立新的联系,需要一个窗口展示自己。而我,更是将网站做为拓客营销的主要方式,实现了询盘自由。

这正是《手把手教你建站拓客》的学员中,有一部分是创业者与转型者的原因。他们也认可公司网站的重要性。

创立一家货代公司的流程清单

就当我是打广告吧。
它并不是必选。

创立一家货代公司的流程清单最后的话

以上便是货代公司创业的基础知识,作为流程来说基本是够的,实际操作中会涉及到一些细节,这里就不再一一展开。

事实上,这些清单内容都偏技术,比这更重要的是专业。成立一家公司很容易,难得是让这家公司活下去,并成长起来。有多少五年内倒下的公司啊?这考验每个准创业者的智慧与毅力。

老实说,我其实也很讨厌去写这种基础性的普及知识,所谓干货内容,虽然我知道受众更多,读者也更喜欢,拿走照抄就好。

只是这种文章,就是不断地整理,再堆砌,实用功能性价值是有的,但少有需要思考的东西。

我其实更希望的是有创业想法朋友们,能专注在未来的业务开发上,多思考公司创业后的存续,而不是被眼前的这些个技术问题搞得心潮澎湃,或者畏首畏尾。

时机成熟,或许我会再续写专业篇。先祝福。

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