海外客户指定货代如何处理与供应商之间的关系

海外客户指定货代如何处理与供应商之间的关系

专题属性中,保罗谈到过货代的本质是Coordination & Connection.  本章将着力探讨FOB指定货代与供应商Supplier之间的有效沟通问题,即通过良好的态度、优化服务以赢取口碑,达成共赢。

态度关

心态决定命运,观念成就未来。需要明白的是,供应商跟我们FOB海外买家指定货代都是为客户服务的,本质上不存在谁高谁低的地位之分。因此某些货代同行对供应商颐指气使的态度是断然不可取的,作为FOB海外买家或者代理指定货代,更应该增强自身的服务意识,我们服务的不单单是海外客户与代理,也要同时服务好本地供应商或工厂,两者携手更好的为客户服务,以其达到共赢。相对应的,因为涉及到本地费用的问题,有些同行也害怕供应商不付本地费用,而变得唯唯诺诺,这也是应该摒弃的。供应商本身的实力与素质也良莠不齐,作为货代本身我们也应坚守行业的准则与法律规范,坚决抵制某些供应商的恶意拖欠本地费用、及损害客户利益的做法,以保证整个订单与货运的正常运作​。

在明确双方的平等地位与共同利益出发点之后,我们解决了沟通的矛盾问题,接下来即是效率与服务。

效率关 

跟与海外客户的报价、跟进与维护一致,这里也按时间点进行梳理:

审视下周边同事或者自己,是不是有过当客户给到供应商联系方式时,墨迹半天才联系工厂,被告知货已经跟别人走了的经历?是不是曾经联系工厂订舱时前前后后打N个电话,发几封邮件工厂都不知道是哪个订单,客户是谁,甚至需要客户协助时才解决问题?毋庸置疑,收到客户的合作意愿与订单指示时,需尽快联系供应商。出于两个原因:避免夜长梦多煮熟的鸭子飞走了,尤其是针对那些犹豫与反复的客户;快速的行动并且及时的联系上供应商并反馈到相对准确且全面的信息能给客户一个良好的专业印象。

上一章我们谈到沟通的结构:信息发送 - 渠道传递 - 接收反馈 (更多详情,请访问 《货代海外业务沟通的基本逻辑》
在与供应处首次接触时,即与供应商沟通的正式开始。我们需要获取哪些有效的信息与怎样获取呢?
当海外客户给过来供应商的联系方式后,往往会遇到我们所需求的信息不全的情况。这个时候,就需要快速定位,以方便供应商识别订单与客户,才不至于打断你的电话或者不回邮件。如下是一些货代传递信息的模板:

电话

1.您好 礼貌用语
2.麻烦找一下XXX
请问您是XXX 公司的XXX吗?
快速找到负责人 一般是工厂的业务员、跟单或者物流主管
3. 我是您XXX国家XXX客户名的货运代理 XXX
收到XXX国客户XXX的货运指示,需从贵司发一票XXX货去XXX国,XXX港
快速帮联络人定位客户与订单
4.如果联络人还是不清楚,可告知PO号,件数,体积等已收到的信息 帮助联络人精准定位
5. 如果联络人已知订单,则给出一些快速简短的询问,如:
》货物品名是?
》大概多重?几个方?
》货好时间是?
》您做的是FOB还是工厂交货?自拖自报还是我司拖车报关?
 快速的用笔记下几个参数与数字
 6. 好的,谢谢。我一会儿给您发一下邮件,您货好之后及时通知我(麻烦您将托书发我一下,到时再联系)。 一个确认的尾声

Tips:

  1. 一通电话最好不超过2分钟,快速高效的问到所需信息(现在还不是主动营销的时候)
  2. 注意电话的语气(清晰、充满能量;更多的可以去看些电话沟通技巧培训资料)

邮件

您好 XXX,

如果已打过电话 1. 刚有给您致电,烦请提供一下贵司货运托书,以便我们订舱(附件是我司格式),谢谢~
如果还没打电话,或者客户没有给电话 2.我是您X国客户(XXX公司 XXX名字)的货运代理。客户指示有一票货去XXX国家或者机场/港口,烦请提供一下贵司货运托书,以便我们订舱(附件是我司格式),谢谢。
如果出于一些原因,工厂不愿意不配合提供托书,则仅寻求必要信息 3.我是您X国客户(XXX公司 XXX名字)的货运代理。客户指示有一票货去XXX国家或者机场/港口,请告知以下信息(视客户已经告知的情况,只写需要了解的信息)

*货物的品名,件数尺寸,重量与体积
*起运港与目的港
*货好时间
*贸易条款(是工厂交货还是FOB?)

Tips:

货代发展到今天,尤其是随着互联网的普及和飞速发展,人们越来越倾向于便利,也越来越懒。对于很多新的外贸供应商而言,他们很多都觉得每次填BOOKING会比较麻烦。保罗建议坚持每票货每个BOOKING,不需要它多复杂,很多事情一纸文件表达的清楚,没有必要去说那么多,然后拆解做重复动作;第二书面的东西使后续合作有据可依,双方就起运港、目的港、报关与否、货物信息等达成一致,以减少不必要的争执与纠纷,明确责任。

服务关

当供应商反馈信息后,即进入彼此配合与相互协调的过程。就货代LOCAL具体操作而言,有这么些注意的事项:

1. 工厂自拖自报时,及时的放舱,给到工厂S/O 以便其提前提柜做柜
2. 我们拖车报关时,协调安排调柜、集装箱拖车和装柜时间并且及时的更新报关放行信息给工厂,及时发放放单预录单
3. 友情协助工厂跟踪货物的动态,了解货物何时到港,客户是否提货等
4. 与供应商的沟通中尽量做到言简意赅但不失礼貌,面对供应商的问题及时响应,处理分歧时客观冷静,不急不躁
5. 所有货物放单之前,必须再三与供应商核对是否收齐货款,签署放单保函,避免无单放货

沟通矛盾与分歧处理

绝大部分的沟通问题出自于FOB指定货。我们经常听到“你们家的费用太高了”,“这也太贵了”,“这是我们之前付的费用,最多按这个付”诸如此类的话。的确,在某些供应商看来,FOB指定货代就是坑蒙拐骗坑,根本没有信任可言。这里,核心的问题涉及到费用。保罗的原则与建议是:

* 在新客户与新供应商面前,费用基本是实报实销。多数情况下(多供应商拼柜且报关退税除外)不以本地费用作为利润的增长点。
* 拼箱退运费时,也不刻意的调低出口海运费用与本地费用,而提高目的港费用
* 所谓的HANDLING操作费,不管拼箱,海运还是空运,不管几十条柜还是一个方的货,保罗只按公司标准RMB 200-300/Supplier 去收取
* 如果产生了查验,查验费实报实销,绝对不能恶意透支工厂的信任。在海运费利润允许的条件下,和工厂协商分摊承担部分甚至全部查验费
* 视客户出货量与利润情况,给予VIP客户供应商本地费用月结的方便
* 对待一些恶意拒付本地费用的工厂业务或者财务,或者是对善意的解释与解决方案置若罔闻时,坚持原则,能收回一分钱是一分钱,坚决不亏损或者自己承担。

供应商做的是外贸,很多也是年轻人,都是海外销售狗,外贸和货代说是“鱼水情”也不过分。所以再遇到供应商投诉本地费用高时,不妨先给自己一个微笑,再笑对问题。

营销关

一个国内供应商(其手中的其它客户甚至整个工厂)的货可能远比你通过该海外客户出的货多得多,如果手头上有那么一两个VIP国外客户的供应商通过你询价出货甚至将你替换其合作CIF货代时,业绩的迅速飙升是必然的结果。但在外贸与货代行业,普遍的认知是“国人比老外难对付”,的确,要与供应商的CIF货代PK时,考验的不仅仅是价格的优劣,更是长期的服务体验与综合性的服务水平的感受。于FOB指定货代老业务而言,相信都有过工厂询价走货或者推荐其它客户走货的经历,这就是口碑的力量,FOB海外业务与操作的服务水准直接反应着公司的风貌,无形中影响着国内供应商SHIPPER这一群体的合作意愿,他们始终都在观察和感受各个货代的服务水准。于是,就主动营销而言,保罗的观点是:

* 对大部分供应商而言,FOB指定货代不用主动营销(推介价格)。供应商可以随时从CIF合作货代中获取运价信息,FOB指定货代的主动营销效果可能适得其反,因为价格往往不必工厂CIF货代有优势。
* 服务好海外客户的同时,服务好本地供应商,争取共赢才是我们的出发点。营造公司品牌优势,打造业务员个人品牌(魅力),吸引供应商询价,让供应商主动的比较我们与其CIF货代,并成其SELECTION.
* 注意报价区间,比报给国外客户的运价低一些,比工厂CIF货代的运价高一些都是合理的,只是不要比工厂CIF货代高太多。可以将工厂向服务体验与水平引导,不打价格战。
* 供应商的询价需求积极响应,并且在报关、仓位、文件、注意事项等方面给予专业性的意见与友情指导
* 对VIP客户的供应商,逢中秋、元旦、生日等送上节日祝福与礼物, 适当的与供应商进行一些感情互动以增进合作关系。

本文原创,作者:Paul,其版权均为鸣鸟所有。如需转载,请注明出处:https://lawnwing.com/how-to-communicate-with-suppliers.html

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